Skartační řízení se státním archivem bez stresu

Skartační řízení má pět kroků: návrh, odborná prohlídka archivu, protokol, 15 dnů na námitky a zničení. Nejvíc práce je v návrhu, a ten se dá připravit z dobré evidence.

Skartační řízení proběhne v pěti krocích. V roce po uplynutí skartačních lhůt předáte státnímu oblastnímu archivu skartační návrh se seznamem dokumentů rozděleným podle znaků A a S. Archiv provede odbornou archivní prohlídku a vydá protokol o skartačním řízení. Od doručení protokolu běží 15 dnů na námitky a teprve potom smíte dokumenty určené ke zničení zničit (§ 10 zákona č. 499/2004 Sb.). Dokumenty vybrané za archiválie předáte archivu. Nejvíc práce je v přípravě návrhu, a ta se dá rozložit do celého roku.

Kdo musí skartační řízení dělat?

• Veřejnoprávní původci, tedy obce, kraje, školy, příspěvkové organizace a další úřady. Své dokumenty smějí zničit jen po skartačním řízení.
• Soukromé firmy jen na vlastní žádost, nebo když mají soukromý archiv (§ 7 odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Jinak nabízejí dokumenty z přílohy č. 1 archivního zákona k výběru mimo skartační řízení.

Odpovědnost nese vždy původce dokumentů, ať jsou uložené v jeho budově, nebo ve spisovně (§ 7 odst. 4).

Kdy se skartační řízení dělá?

Zpravidla v kalendářním roce, který následuje po roce, kdy skartační lhůta uplynula. Když se s archivem dohodnete, může proběhnout i později (§ 8 odst. 1). Před zánikem veřejnoprávního původce musí proběhnout vždy (§ 8 odst. 3).

Lhůty se počítají v celých letech od 1. ledna roku po spouštěcí události (§ 15 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Příklad: spis uzavřený v roce 2021 má skartační znak S a lhůtu 5 let. Lhůta se počítá od 1. 1. 2022, uplyne 31. 12. 2026 a spis patří do skartačního řízení v roce 2027.

Co musí obsahovat skartační návrh?

Obsah návrhu určuje § 8 odst. 2 a § 9 zákona a § 20 a 21 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Návrh obsahuje:

• označení původce,
• seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku,
• uspořádání podle spisových znaků, zvlášť dokumenty se znakem A (archiv) a se znakem S (stoupa),
• celkový rozsah, charakteristiku obsahu a rozsah let,
• skartační režim a odkaz na místo, kde jsou dokumenty uložené.

Pro dokumenty z elektronické spisové služby se seznam vytváří jako datový balíček SIP podle národního standardu.

Skartační znak V už neexistuje. Zrušily ho novely vyhlášky č. 259/2012 Sb., provedené vyhláškami č. 96/2023 Sb. a č. 200/2024 Sb., jak upozorňuje i ministerstvo vnitra. Návrh tedy pracuje jen se znaky A a S.

Co dělá státní archiv?

Archiv provede odbornou archivní prohlídku. Při ní může dokumenty přeřadit ze znaku S do znaku A i obráceně. Výsledkem je protokol o provedeném skartačním řízení. Jeho součástí je soupis archiválií a soupis dokumentů, které smíte zničit (§ 10 zákona, § 21 odst. 2 a 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

Do kdy musí archiv návrh vyřídit, zákon ani vyhláška nestanoví. Počítejte proto s rezervou a návrh neposílejte na poslední chvíli před plánovaným stěhováním nebo rekonstrukcí.

Kdy smíte dokumenty zničit?

Až po uplynutí 15 dnů od doručení protokolu, které zákon dává na námitky (§ 10 odst. 3 a 4). Listinné dokumenty se musí znehodnotit tak, aby jejich obsah nešel obnovit ani rozpoznat. Digitální dokumenty se mažou z elektronické spisové služby i ze všech dalších úložišť (§ 21 odst. 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

Zvláštní protokol o zničení vyhláška nevyžaduje, klíčový je protokol archivu. Přesto se vyplatí mít od skartační firmy doklad o zničení, ve kterém je uvedeno číslo jednací protokolu archivu. Při kontrole pak oba dokumenty do sebe zapadnou. Co má takový doklad obsahovat, popisujeme v článku Skartace s certifikátem: co musí obsahovat protokol.

Které dokumenty do skartačního řízení nepatří?

Dvě skupiny se řídí vlastními pravidly:

• Zdravotnická dokumentace. Do spisové služby nepatří. Uchování a výběr archiválií u ní upravuje zákon o zdravotních službách a vyřazuje se podle vyhlášky č. 444/2024 Sb. Týká se to třeba zdravotnických zařízení, která obec zřizuje.
• Doručené listinné dokumenty převedené do digitální podoby. Pokud jste je převedli postupem podle § 69a archivního zákona, smíte listinnou podobu zničit bez výběru archiválií (§ 6 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

Jak si skartační řízení zjednodušit?

1. Mějte evidenci, ze které návrh vznikne sám. Když u každé krabice víte, co obsahuje, z jakých let je, jaký má znak a lhůtu, je seznam pro návrh skoro hotový.
2. Dělejte skartační řízení pravidelně. Menší návrh se snáz připraví i zkontroluje a spisovna se průběžně uvolňuje.
3. Držte dokumenty se znakem A zvlášť. Půjdou do archivu, a proto se nesmějí promíchat s těmi, které se zničí.
4. Dokumenty uložené ve spisovně nechte na místě. Výběr archiválií provádí archiv příslušný pro vás, i když dokumenty leží u držitele koncese Vedení spisovny (§ 57a odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Kvůli skartačnímu řízení je nemusíte vozit zpátky na úřad.
5. Mějte to ve smlouvě. Smlouva se spisovnou by měla výslovně zahrnovat součinnost při skartačním řízení a předání archiválií archivu. Pak je předem jasné, kdo připraví seznamy a kdo dokumenty odveze.

Jak vám pomůžeme

Z naší evidence připravíme podklady pro skartační návrh, rozdělené podle znaků A a S. Celé skartační řízení se Státním oblastním archivem provedeme za vás: od návrhu přes prohlídku až po zničení dokumentů po uplynutí lhůty pro námitky. Na vás zůstane schválit návrh a převzít protokol. Za skartaci zaplatíte 300–400 Kč za běžný metr. Když zakázka nedosáhne 5 000 Kč, účtujeme paušál 5 000 Kč + DPH.

Podívejte se, jak skartační řízení vedeme pro obce a školy.

Časté otázky