Digitalizace dokumentů: kdy se vyplatí a kdy ne

Vyplatí se u dokumentů, se kterými často pracujete, a tam, kde smíte originál po převodu zničit. U ostatních je obvykle levnější originály uložit a skenovat jen to, co potřebujete.

Digitalizace se vyplatí u dokumentů, se kterými často pracujete, a tam, kde vám zákon dovoluje originál po převodu zničit a uvolnit místo. U dokumentů, které jen čekají na konec lhůty, je obvykle levnější uložit originály a naskenovat jen to, co zrovna potřebujete. Zákon převod dovoluje u účetních záznamů (§ 33 odst. 3 zákona o účetnictví), daňových dokladů k DPH (§ 35a zákona o DPH) i zdravotnické dokumentace (§ 7 odst. 7 vyhlášky č. 444/2024 Sb.), vždy za přesně daných podmínek.

Co zákon u digitalizace dovoluje?

• Účetní záznamy. Účetní záznam smíte převést do jiné formy, například naskenovat. Musíte přitom zajistit shodu obsahu. Pokud průkaznost převodu nikdo nezpochybní, nevyžaduje se předložení záznamu v původní formě a lhůty podle § 31 pro původní formu neplatí. Listinný originál tedy můžete zničit (§ 33 odst. 3 zákona o účetnictví). Výjimkou jsou záznamy, které mají podle archivních předpisů skartační znak A.
• Daňové doklady k DPH. Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické (§ 35a zákona o DPH). Uchovávat ho pak musíte tak, aby po celých 10 let byla zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Elektronicky se uchovávají i data, která tyto vlastnosti zaručují (§ 34).
• Zdravotnická dokumentace. Převod musí potvrdit doložka. Podepisuje ji resortním nebo uznávaným elektronickým podpisem ten, kdo převod provedl, a opatří ji časovým razítkem. Teprve potom smí poskytovatel listinný originál zničit (§ 7 odst. 7 vyhlášky č. 444/2024 Sb.). Vyhláška navíc chce denní zálohy na jiné nosiče, kopie pro dlouhodobé uložení nejméně jednou ročně a čitelnost po celou dobu uchování.
• Obce, školy a úřady. Převádějí dokumenty postupem podle § 69a archivního zákona. Výsledek nese doložku, kterou opatří kvalifikovaný elektronický podpis nebo pečeť a kvalifikované časové razítko, a má účinky ověřené kopie (§ 24 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Dokumentace staveb. Lze ji uchovávat i v elektronické formě (§ 167 písm. d) zákona č. 283/2021 Sb.).

Má sken stejnou platnost jako originál?

Prostý sken je kopie. Dokument se stejnými právními účinky, jaké má listina, z ní vytvoří jen kontaktní místo veřejné správy Czech POINT nebo advokát, a to na žádost. Orgány veřejné moci tak mohou postupovat z moci úřední (§ 22 a 23 zákona č. 300/2008 Sb.). Komerční spisovna tuto službu poskytovat nemůže.

Kde zákon dovoluje listinu nahradit elektronickou podobou, platí jeho vlastní podmínky popsané výše. Mimo ně počítejte s tím, že originál může být jednou potřeba, třeba u soudu.

Kdy se digitalizace vyplatí?

• Dokumenty, se kterými pracujete denně nebo je sdílí víc lidí: smlouvy, výkresy, personální spisy.
• Dokumenty s dlouhou lhůtou, které smíte po převodu zničit a které vám zabírají drahé místo.
• Dokumenty, ke kterým potřebujete přístup z více míst, třeba z pobočky nebo z domova.
• Archivy, ve kterých se často hledá. Prohledávatelný text ušetří listování v šanonech.
• Projektová dokumentace staveb. Uchovává se po celou dobu trvání stavby (§ 167 písm. d) a § 245 stavebního zákona). Elektronická kopie se hodí pro každodenní práci a pro opravy, výkresy ve velkém formátu mohou zůstat uložené v originále.

Kdy se digitalizace nevyplatí?

• Dokumenty krátce před skartací. Účetní doklad, kterému za rok skončí lhůta, nemá smysl skenovat.
• Dokumenty, po kterých nikdo nesáhne. Digitalizace se platí za každou stranu, uložení za běžný metr. U dokumentů, které leží beze změny až do konce lhůty, proto obvykle vyjde levněji uložit originály.
• Dokumenty, které čekají na výběr archiválií. Obchodní společnosti a družstva nesmějí dokumenty z přílohy č. 1 archivního zákona zničit bez možnosti výběru archiválií (§ 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Patří sem například účetní závěrky nebo smlouvy o převodu nemovitostí.
• Když se o digitální archiv nemá kdo starat. Elektronické dokumenty potřebují zálohy, čitelné formáty a kontrolu po celou dobu lhůty, u faktur k DPH 10 let.

Co chystá nový zákon o účetnictví?

Připravovaný zákon o účetnictví (sněmovní tisk 63) by dovolil nahradit listinný záznam elektronickým, když se prokáže shoda. Prokázat ji půjde porovnáním s originálem, který se pak musí zachovat, nebo osvědčením o shodě od toho, kdo konverzi provádí (§ 179 návrhu). K 16. 10. 2026 ale návrh schválený není, a proto zatím platí současná pravidla.

Co se mění s elektronickými fakturami?

Listinných faktur bude postupně ubývat. Směrnice Rady (EU) 2025/516 umožňuje státům zavádět povinnou elektronickou fakturaci a od 1. 7. 2030 zavádí digitální vykazování přeshraničních plnění mezi firmami na základě elektronické faktury. Pravidla pro převod a uchování daňových dokladů v § 34 až 35a zákona o DPH připravovaná novela nemění. Listinné faktury z minulých let tak dál držíte 10 let, buď v listinné podobě, nebo převedené podle § 35a.

Jak to udělat chytře?

Nejlevnější cestou bývá kombinace. Postupujte takto:

1. Rozdělte dokumenty podle lhůt. Zjistíte, co brzy půjde do skartace a co zůstane roky.
2. Co brzy půjde do skartace, neskenujte. Nechte to uložené do konce lhůty.
3. Co používáte každý den, digitalizujte celé. Tady se úspora času vrátí nejrychleji.
4. Zbytek uložte ve spisovně a skenujte jen jednotlivé dokumenty, když je opravdu potřebujete.

Jak vám pomůžeme

Uložené dokumenty vám vyhledáme do 48 hodin, expresně do 12 hodin, a pošleme sken. Originál zůstane v depozitáři, který schválil Státní oblastní archiv v Třeboni, pro kontrolu nebo soud. Když se digitalizace celého fondu vyplatí, převedeme ho za vás a poradíme, které originály musí zůstat.

Domluvte si digitalizaci nebo sken na vyžádání.

Časté otázky