Kolik stojí archiv v kanceláři a kolik u nás

U nás stojí uložení 0,90–1,40 Kč za běžný metr a den, zhruba 2–4 Kč za šanon měsíčně. Archiv v kanceláři platíte nájmem za podlahu, časem lidí a hlídáním lhůt.

Uložení dokumentů u nás stojí 0,90–1,40 Kč za běžný metr a den. Do jednoho běžného metru se vejde zhruba 12 šanonů, takže šanon u nás vyjde přibližně na 2–4 Kč měsíčně. Archiv v kanceláři platíte také, jen méně viditelně: nájmem za podlahu, kterou zabírá, časem lidí, kteří v něm hledají, a hlídáním lhůt. Kolik to dělá u vás, spočítáte ze čtyř čísel.

Kolik stojí uložení dokumentů u nás?

Všechny ceny jsou bez DPH a vždy v rozpětí od–do. Přesná sazba záleží na množství a skladbě dokumentů.

• Uložení: 0,90–1,40 Kč za běžný metr a den. Nejnižší sazba platí pro největší archivy, nejvyšší pro nejmenší.
• Za rok to dělá 328,50–511 Kč za běžný metr.
• Za šanon přibližně 2,28–3,55 Kč měsíčně.
• Při převzetí jednorázově třídění: 600–800 Kč za běžný metr.
• Po uplynutí lhůt skartace: 300–400 Kč za běžný metr.
• Malé zakázky: když cena zakázky nedosáhne 5 000 Kč, účtujeme paušál 5 000 Kč + DPH.
• Prohlídka: zdarma.

Ceny dalších služeb, například vyhledání nebo dopravy, najdete v ceníku.

Co všechno platíte za archiv v kanceláři?

Archiv v kanceláři nemá vlastní fakturu, a proto se jeho cena snadno přehlédne. Patří do ní:

1. Podlaha. Regály a skříně i s uličkou zabírají metry čtvereční, za které platíte stejný nájem jako za kancelář.
2. Čas lidí. Hledání dokladu pro finanční úřad, auditora nebo bývalého zaměstnance stojí čas, který mohli lidé věnovat své práci.
3. Hlídání lhůt. Někdo musí vědět, co se smí skartovat a co musí zůstat. Účetní doklady se drží 5 let, mzdové listy 45 let.
4. Skartace. Dokumenty po lhůtě musí někdo bezpečně zničit tak, aby to šlo doložit.
5. Stěhování. Při změně kanceláře se stěhuje i archiv, krabice po krabici.
6. Místnost. Prostor se šanony by mohl sloužit jako kancelář pro dalšího kolegu nebo jako zasedačka.

Proč archiv v kanceláři sám neubývá?

Protože lhůty jsou dlouhé a každý rok přibude další ročník. Účetní doklady se uchovávají 5 let a účetní závěrka 10 let od konce účetního období (§ 31 zákona o účetnictví). Faktury jako daňové doklady k DPH 10 let (§ 35 zákona o DPH). Mzdové listy 45 let (§ 35a zákona č. 582/1991 Sb.). Daň lze za určitých podmínek stanovit až 10 let zpětně (§ 148 daňového řádu).

Plátce DPH tak drží nejméně deset ročníků faktur. Do skartace odchází vždy jen nejstarší ročník, a to až po uplynutí lhůty.

Jak zjistit, kolik běžných metrů máte?

Běžný metr je metr délky police plné dokumentů. Změřte délku všech polic, na kterých stojí šanony nebo krabice, a sečtěte ji. Když se vám měřit nechce, spočítejte šanony a vydělte je dvanácti, nebo archivní krabice a vydělte je devíti.

Pro hrubý odhad stačí i fotky regálů. Rozsah z nich odhadne odhad z fotky, přesné číslo pak ověříme při prohlídce.

Jak si spočítat náklady vlastního archivu?

Postačí čtyři čísla:

1. Plocha archivu v m², včetně uliček mezi regály.
2. Nájem za m² a měsíc, včetně služeb a energií.
3. Hodiny měsíčně, které lidé stráví hledáním a zakládáním.
4. Hodinová cena práce těch, kdo hledají.

Roční náklad archivu v kanceláři = plocha × nájem × 12 + hodiny × hodinová cena × 12.

Výsledek vydělte počtem běžných metrů, tedy délkou polic, na kterých dokumenty stojí. Dostanete cenu za běžný metr a rok, kterou můžete přímo porovnat s 328,50–511 Kč u nás.

Modelový příklad: archiv má 20 běžných metrů, tedy asi 240 šanonů, a zabírá 4 m² podlahy. Při běžném nájmu kanceláře kolem 250 Kč za m² a měsíc stojí samotná podlaha 12 000 Kč ročně, tedy 600 Kč za běžný metr. Čas lidí v tom ještě není. U nás by stejných 20 metrů stálo nejvýš 10 220 Kč ročně, i při nejvyšší sazbě 1,40 Kč. Jednorázově k tomu připočtěte třídění za 12 000–16 000 Kč.

Přesné číslo pro svůj archiv spočítáte v šanonometru.

Kdy se archiv v kanceláři vyplatí?

Když s dokumenty pracujete každý den. Běžný a minulý rok účetnictví, rozpracované smlouvy a aktuální personální agendu mějte u sebe. Stejně tak se nevyplatí stěhovat jednu skříň, když máte místa dost a nikdo v ní nehledá.

Do spisovny patří uzavřené ročníky, které už jen čekají na kontrolu nebo na konec lhůty. Sáhnete po nich párkrát do roka, a když je potřebujete, dostanete je do dvou dnů.

Co když kontrola chce doklad z roku 2019?

U nás ho nemusíte hledat po krabicích. Každá ukládací jednotka má v přehledu svůj název a obsah, takže hned víte, o kterou požádat. Doklad vyhledáme do 48 hodin, a když spěcháte, expresně do 12 hodin. V kanceláři to závisí na tom, jak pečlivě se před lety zakládalo a kdo si na to ještě vzpomene.

Co získáte kromě volného místa?

• Vyhledání do 48 hodin, expresně do 12 hodin.
• Přehled online 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
• Evidenci ve specializovaném archivačním programu a kompletní přehled s názvem a obsahem každé ukládací jednotky.
• Bezpečné depozitáře, které schválil Státní oblastní archiv v Třeboni. Na provozovnu také dohlíží.
• Skartační řízení se Státním oblastním archivem, když ho potřebujete.

Jak vám pomůžeme

Na prohlídku k vám přijedeme zdarma, změříme rozsah a podíváme se na skladbu dokumentů. Pak dostanete cenu v rozpětí podle skutečného archivu. Dokumenty odvezeme tak, jak leží, odkudkoli z republiky, takže je před odvozem nemusíte třídit.

Spočítejte si orientační cenu v šanonometru.

Časté otázky