Co můžete v roce 2027 skartovat

Od 1. 1. 2027 smíte skartovat účetní doklady za rok 2021 a starší, účetní závěrky a faktury k DPH z roku 2016 a starší a mzdové listy za rok 1981 a starší, pokud je nedrží jiná lhůta.

V roce 2027 smíte skartovat účetní doklady a účetní knihy za rok 2021 a starší, účetní závěrky a výroční zprávy za rok 2016 a starší, faktury a další daňové doklady k DPH z roku 2016 a starší a mzdové listy za rok 1981 a starší. Platí to, pokud se vaše účetní období shoduje s kalendářním rokem a dokument nedrží delší lhůta jiného předpisu. Při souběhu lhůt rozhoduje vždy ta nejdelší (§ 32 odst. 1 zákona o účetnictví).

Které dokumenty smíte od 1. 1. 2027 skartovat?

Účetní závěrky a výroční zprávy obchodních společností mají ještě jednu podmínku, viz níže u státního archivu.

Jak se rok skartace počítá?

Lhůty podle zákona o účetnictví začínají koncem účetního období, kterého se dokument týká (§ 31 odst. 2). U kalendářního roku je to 1. leden roku následujícího. U DPH lhůta běží od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona o DPH). Mzdové listy se počítají v kalendářních letech, která následují po roce, kterého se týkají.

Pro rychlý výpočet platí: rok dokumentu + lhůta + 1 = první rok, kdy smíte skartovat. Účetní doklad z roku 2021 tedy můžete skartovat od roku 2027, protože 2021 + 5 + 1 = 2027.

Máte hospodářský rok? Lhůta pak začíná jeho koncem. Účetní doklady z hospodářského roku, který skončil 30. 6. 2022, smíte skartovat až po 30. 6. 2027.

Kdy dokument nesmíte skartovat, i když lhůta uplynula?

Lhůta podle jednoho zákona nestačí. Zákon o účetnictví ukládá i po svých lhůtách postupovat tak, aby byly zajištěny potřeby daňového, trestního, soudního a správního řízení, sociálního zabezpečení a výběru archiválií (§ 32 odst. 1). Dokument proto musí zůstat, když:

• Je to daňový doklad k DPH. Faktura z roku 2021 má jako účetní doklad lhůtu 5 let. Jako daňový doklad se ale drží 10 let, tedy do konce roku 2031.
• Ještě běží lhůta pro stanovení daně. Základ jsou 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání. Dodatečné přiznání nebo daňová kontrola ji prodlužují nebo spouštějí znovu, nejvýše však na 10 let (§ 148 daňového řádu).
• Pohledávka nebo závazek nejsou vyrovnané. Doklady se drží do konce účetního období, které následuje po zaplacení, a také po dobu záruky nebo reklamace (§ 32 odst. 3 zákona o účetnictví).
• Majetek se ještě odpisuje. Doklady k dlouhodobému majetku potřebujete po celou dobu odpisování a pak ještě po dobu lhůty pro stanovení daně.
• Jde o stavbu, jednotku nebo pozemek. Kvůli možné úpravě odpočtu DPH se doporučuje držet doklady 13 let od roku pořízení (§ 78 odst. 3 zákona o DPH a § 148 daňového řádu). Tato lhůta vychází z výkladu, zákon ji výslovně nestanoví.
• Běží soudní spor, kontrola nebo jiné řízení, ve kterém by dokument mohl posloužit jako důkaz.

Co musí před skartací vidět státní archiv?

Obchodní společnosti a družstva kromě bytových musí u dokumentů z přílohy č. 1 archivního zákona umožnit výběr archiválií (§ 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Patří mezi ně účetní závěrky, výroční zprávy, zakladatelské dokumenty, zápisy z valných hromad, zprávy o auditu a smlouvy o převodu nemovitostí.

Účetní závěrku za rok 2016 proto po uplynutí lhůty jen tak nezničíte. Nejdřív ji nabídnete státnímu oblastnímu archivu k výběru mimo skartační řízení (§ 11 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.).

Co s dokumenty, pro které zákon lhůtu nestanoví?

U obchodních smluv zákonná lhůta úschovy není. Doporučuje se držet je 10 let od splnění nebo skončení smlouvy, protože objektivní promlčecí lhůta je nejvýše 10 let (§ 629 občanského zákoníku). Jako účetní záznam ale smlouva zůstává nejméně 5 let.

U dokumentů s osobními údaji navíc platí, že je nesmíte držet déle, než je nutné (čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR). Lhůtu si proto stanovte a umějte ji zdůvodnit. Víc v článku GDPR a archiv: jak dlouho smíte držet osobní údaje. Jak skartaci doložit protokolem, popisujeme v článku Skartace s certifikátem.

Platí už nový zákon o účetnictví?

Neplatí. Návrh nového zákona o účetnictví (sněmovní tisk 63) počítá s jednotnou lhůtou 5 let i pro účetní závěrky a s účinností od 1. 1. 2028. K 16. 10. 2026 ale schválený není. I kdyby prošel, pro účetní období započatá před jeho účinností by podle návrhu platil dosavadní zákon. Desetiletou lhůtu pro faktury k DPH ani 45 let u mzdových listů návrh nemění. Pro rok 2027 tedy platí tabulka výše.

Jak vám pomůžeme

Lhůty hlídáme u každé ukládací jednotky v našem archivačním programu, takže víte, co smíte skartovat, a nic neodejde dřív. Skartaci provedeme za 300–400 Kč za běžný metr, menší zakázku za paušál 5 000 Kč + DPH.

Ověřte si rok skartace pro své dokumenty v Lhůtomatu.

Časté otázky