Obce od roku 2027 jen elektronicky. Co s listinnou spisovnou?

Listinná spisovna zůstává. Od 1. 1. 2027 vedou obce spisovou službu jen elektronicky, starší listinné dokumenty ale musí dál uchovávat a po lhůtách vyřadit skartačním řízením.

Listinnou spisovnu z let před rokem 2027 musíte vést dál. Od 1. 1. 2027 vedou všichni veřejnoprávní původci, tedy i obce, školy a příspěvkové organizace, spisovou službu jen elektronicky (§ 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. ve spojení se zákonem č. 197/2024 Sb.). Listinné dokumenty z minulých let ale nezanikají. Obec je musí dál uchovávat podle spisového a skartačního plánu, zpřístupňovat a po uplynutí lhůt projednat se státním archivem ve skartačním řízení. Uložit je smí i mimo úřad, u držitele koncese Vedení spisovny (§ 3 odst. 4 a § 57a archivního zákona).

Co přesně se 1. 1. 2027 mění?

Končí přechodné období. Všichni veřejnoprávní původci vedou spisovou službu jen v elektronickém systému spisové služby. Liší se jen tím, zda systém musí mít atest:

• S atestem: kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním nebo matričním úřadem a další určení původci.
• Bez atestu: ostatní obce, školy a příspěvkové organizace obcí.

Tak povinnosti shrnuje ministerstvo vnitra v metodice č. j. MV-159767-38/AS-2023. Do konce roku 2026 mohly listinně vést spisovou službu mimo jiné školy, příspěvkové organizace obcí a malé obce. Pro ně je změna největší.

Co se stane s listinnými dokumenty z minulých let?

Zůstanou a platí pro ně stejná pravidla jako dosud:

• Lhůty určuje spisový a skartační plán, nejvýše 100 let, pokud zvláštní předpis nestanoví jinak (§ 66 zákona č. 499/2004 Sb.).
• Počítají se v celých letech od 1. ledna roku následujícího po spouštěcí události (§ 15 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Skartační řízení proběhne v kalendářním roce po uplynutí lhůty, po dohodě s archivem i později (§ 8 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.).
• Zničit je smíte jen po skartačním řízení se státním archivem.

Příklad: spis uzavřený v roce 2026 má skartační lhůtu 10 let. Lhůta začne běžet 1. 1. 2027, uplyne 31. 12. 2036 a do skartačního řízení spis půjde v roce 2037. Listinné dokumenty tak v obecních spisovnách zůstanou ještě dlouhé roky, u delších lhůt desítky let.

Musíte staré listinné dokumenty převést do elektronické podoby?

Datum 1. 1. 2027 se týká vedení spisové služby. Listinné dokumenty z minulých let se dál ukládají, zpřístupňují a po lhůtách vyřazují.

Pokud je přesto chcete převést, zákon k tomu má zvláštní postup. Převod z analogové do digitální podoby musí zaručit věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost dokumentu. Výstup se opatří doložkou s kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem (§ 69a zákona č. 499/2004 Sb., § 24 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Takto převedený dokument má účinky ověřené kopie. U rozsáhlých spisoven je to ale velká a drahá práce, a proto se vyplatí nejdřív zjistit, kterým dokumentům už lhůta uplynula.

Smí obec uložit listinnou spisovnu mimo úřad?

Ano, zákon s tím počítá. Spisovna je podle zákona místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení (§ 2 písm. m) zákona č. 499/2004 Sb.). Nemusí tedy být v budově úřadu.

Držitel koncese Vedení spisovny, kterému obec dokumenty předá k zajištění odborné správy, má povinnost je uchovat a umožnit z nich výběr archiválií stejně jako obec (§ 3 odst. 4). Výběr archiválií provádí archiv příslušný pro obec, ne pro spisovnu (§ 57a odst. 2). Dokumenty se k výběru předkládají bez ohledu na místo uložení (§ 13 odst. 6). Spisovnu s koncesí navíc kontroluje státní oblastní archiv (§ 49 odst. 1 písm. r) a s)).

U obcí s pověřeným obecním úřadem, stavebním nebo matričním úřadem musí budova spisovny splňovat podmínky § 68 odst. 4 archivního zákona. U spisovny s koncesí je splnění těchto podmínek podmínkou koncese.

Co zůstává na obci?

Odpovědnost. Za řádné skartační řízení odpovídá obec i tehdy, když dokumenty leží jinde (§ 7 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb.). Obec dál:

• vede evidenci uložených dokumentů včetně údaje o fyzickém umístění analogových částí spisů (§ 19 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.),
• eviduje zápůjčky a nahlížení (§ 19 odst. 4),
• upravuje podrobnosti ukládání ve spisovém řádu (§ 19 odst. 1),
• uzavírá se spisovnou smlouvu o rozsahu odborné správy a smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

Za zničení dokumentu bez skartačního řízení nebo za nedodržení podmínek ukládání hrozí podle § 74 archivního zákona pokuta až 200 000 Kč. Při dobře nastavené evidenci k tomu ale nemusí dojít.

Co připravit ještě do konce roku 2026?

1. Změřte rozsah listinné spisovny v běžných metrech. Jeden běžný metr je zhruba 12 šanonů.
2. Zkontrolujte spisový řád. Měl by popisovat, kde a jak jsou uložené listinné dokumenty.
3. Vytipujte dokumenty, kterým lhůta už uplynula, a připravte pro ně skartační návrh.
4. Rozhodněte, kde bude listinná spisovna dalších deset a více let. Rekonstrukce úřadu nebo školy bývá dobrý důvod ji přestěhovat.

Jak vám pomůžeme

Listinnou spisovnu obce, školy nebo příspěvkové organizace převezmeme tak, jak leží. Roztřídíme ji podle spisového plánu, zapíšeme do specializovaného archivačního programu a pošleme vám kompletní přehled s názvem a obsahem každé ukládací jednotky. Ten vám poslouží i jako podklad pro evidenci fyzického umístění. K přehledu máte online přístup kdykoli, 24/7.

Lhůty hlídáme a skartační řízení se Státním oblastním archivem připravíme a provedeme kompletně za vás. Všechny naše depozitáře schválil Státní oblastní archiv v Třeboni, pod jehož dohledem provozovna je. Prohlídka spisovny je zdarma.

Podívejte se, jak spisovnu obce převezmeme a povedeme.

Časté otázky