Mzdové listy se drží 45 let. I ty starší.

Od 1. 1. 2023 se mzdové listy uchovávají 45 let po roce, kterého se týkají. Ministerstvo vnitra uvádí, že to platí zpětně i pro starší dokumenty a také pro komerční spisovny.

Ano, i ty starší. Od 1. 1. 2023 se mzdové listy a účetní záznamy s údaji pro důchodové pojištění uchovávají 45 let po roce, kterého se týkají (§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.). Do konce roku 2022 platila lhůta 30 let. Zákon č. 455/2022 Sb., který ji prodloužil, nemá přechodné ustanovení. Ministerstvo vnitra výslovně uvádí, že 45 let se vztahuje zpětně i na dokumenty s původní třicetiletou lhůtou a že povinnost mají i komerční spisovny, kterým byly dokumenty svěřeny.

Které dokumenty spadají pod lhůtu 45 let?

Zákon mluví o mzdových listech nebo účetních záznamech, které obsahují údaje potřebné pro důchodové pojištění. Mezi tyto záznamy zákon výslovně řadí také:

• doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, tedy pracovní smlouvy, dohody o provedení práce a o pracovní činnosti, výpovědi a dohody o skončení,
• záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání,
• evidenci pracovní doby.

Těmto dokladům ale zákon nepřiřazuje konkrétní lhůtu. Bezpečné je držet je stejně dlouho jako mzdové listy, tedy 45 let. Jako minimum platí 10 let podle § 96 zákona o nemocenském pojištění.

Pro některé dokumenty platí lhůta kratší:

• Zaměstnanci, kteří pobírali starobní důchod: 10 let.
• Záznamy pro nemocenské pojištění (pracovní neschopnost, docházka, žádosti o dávky): 10 let (§ 96 zákona č. 187/2006 Sb.).
• Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění za roky do 2025: 3 roky. Od roku 2026 evidenční listy nahradilo jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele. Mzdové listy se tím nemění a dál se drží 45 let.

Týká se to i malých zaměstnavatelů?

Ano. Mzdové lhůty platí pro každého zaměstnavatele bez ohledu na velikost. Když například společenství vlastníků zaměstnává správce nebo uklízečku na dohodu o provedení práce, platí pro jejich mzdové doklady také 45 let.

V konkursu vystupuje vůči zaměstnancům dlužníka jako zaměstnavatel insolvenční správce (§ 246 odst. 1 insolvenčního zákona). Úschovu mzdových listů na celých 45 let proto zajišťuje on.

Od kdy se 45 let počítá?

Lhůta běží v celých kalendářních letech, která následují po roce, kterého se mzdový list týká. U mzdového listu za rok 2010 začala běžet 1. 1. 2011, skončí 31. 12. 2055 a skartovat ho smíte nejdříve 1. 1. 2056.

Pro rychlý výpočet stačí jednoduché pravidlo: rok mzdového listu + 45 + 1 = první rok, kdy ho smíte skartovat.

Rok skartace pro konkrétní ročník vám spočítá Lhůtomat pro mzdové listy.

Co se mění u mzdových listů z let, kdy platilo 30 let?

Rok skartace se jim posouvá o 15 let. Mzdové listy za rok 1995 by se podle staré lhůty smělo skartovat od 1. 1. 2026. Dnes je musíte držet do konce roku 2040.

Pro archiv to znamená tři praktické kroky:

1. Projděte štítky krabic a evidenci. Pokud mají mzdové listy na štítku rok skartace spočítaný podle staré lhůty, přepište ho.
2. Zkontrolujte spisový a skartační řád. Pokud ho firma má, měl by u mzdových listů uvádět 45 let.
3. Počítejte s místem. Mzdové listy budou v archivu o patnáct let déle, a to u každého ročníku.

Mzdové listy navíc často leží v jedné krabici s účetními doklady, které mají lhůtu jen 5 let. Před skartací je proto oddělte, aby nezmizely spolu s nimi.

Platí 45 let i po zániku firmy?

Ano. Když zaměstnavatel zaniká a právního nástupce nemá, musí se postarat, aby mzdové listy zůstaly uložené po celých 45 let. Územní správě sociálního zabezpečení pak písemně sdělí, kde leží (§ 35a odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb.). Při likvidaci to zařizuje likvidátor, v konkursu insolvenční správce.

Co dalšího musí končící firma zařídit, popisujeme v článku Firma končí. Co s účetnictvím a mzdovými listy?.

Co když zanikne i ten, kdo mzdové listy drží?

Zákon s tím počítá. Držitel dokladů, který sám zaniká, musí na vlastní náklady zajistit jejich uložení u jiného držitele a oznámit to územní správě sociálního zabezpečení (§ 35a odst. 7). Pokud v jeho majetkové podstatě zbudou peníze, použijí se na uložení u jiného držitele vybraného ve spolupráci se státním oblastním archivem. Jinak uložení zaplatí Česká správa sociálního zabezpečení (§ 35a odst. 8).

Zákon tak počítá s tím, že mzdové listy nezmizí ani tehdy, když zanikne firma a po ní i ten, kdo je měl v úschově.

Co musí udělat spisovna, když se ozve úřad?

Spisovna, které byly mzdové listy svěřeny, je jejich držitelem. Na výzvu orgánu sociálního zabezpečení musí do 30 dnů pořídit výpis, opis nebo kopii, potvrdit jejich shodu s originálem a zaslat je (§ 35a odst. 6). Má přitom právo na úhradu nákladů, jejichž výši musí prokázat.

Pro bývalé zaměstnance je to často jediná cesta, jak doložit dobu zaměstnání a výši příjmů. Jak taková žádost probíhá z jejich pohledu, popisujeme v článku Hledáte doklady k důchodu po zaniklé firmě?.

Jak vám pomůžeme

Jsme rodinná spisovna z Českých Budějovic a dokumenty uchováváme od roku 1994. Mzdové listy převezmeme tak, jak leží, i z druhého konce republiky. V našem archivačním programu dostane každá ukládací jednotka svůj název, obsah a lhůtu, takže mzdové listy z roku 1995 nikdo omylem neskartuje v roce 2026. Přehled dokumentů máte online 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a potřebný mzdový list vyhledáme do 48 hodin, expresně do 12 hodin.

Spočítejte si, kolik stojí uložení mzdových listů na celou dobu.

Časté otázky