Archiv úpadce v konkursu: postup pro správce krok za krokem

Správce musí ke dni zrušení konkursu zajistit odbornou správu dokumentů dlužníka (§ 313 odst. 2 IZ). Uložení lze zaplatit z majetkové podstaty, částku vyčleníte před rozvrhem.

Insolvenční správce musí ke dni zrušení konkursu zajistit činnosti evidenční a odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti dlužníka (§ 313 odst. 2 insolvenčního zákona). Teprve potom ho soud zprostí funkce. Úschova účetních záznamů na správce přechází ze zákona (§ 31 odst. 3 písm. a) zákona o účetnictví), mzdové listy musí zůstat uložené 45 let a místo jejich uložení se oznamuje územní správě sociálního zabezpečení. Náklady na uložení lze uhradit z majetkové podstaty. Celý postup má šest kroků.

Krok 1: Co udělat hned po prohlášení konkursu?

Prohlášením konkursu přechází na správce oprávnění nakládat s majetkovou podstatou. Správce také vystupuje vůči zaměstnancům dlužníka jako zaměstnavatel a zajišťuje vedení účetnictví a plnění daňových povinností (§ 246 odst. 1 insolvenčního zákona). Dokumenty dlužníka jsou od té chvíle vaší starostí.

Zjistěte, kde všude leží. Může jít o kancelář, sklad, externí účetní kancelář nebo domov bývalého jednatele. Dlužník vám musí poskytnout všestrannou součinnost. U právnické osoby to platí i pro statutární orgány a pro ty, jejichž funkce zanikla v posledních třech měsících (§ 210).

Krok 2: Kdy požádat státní archiv o výběr archiválií?

Neprodleně. Obchodní společnost nebo družstvo musí při prohlášení konkursu požádat státní oblastní archiv o výběr archiválií mimo skartační řízení (§ 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). V praxi tuto povinnost plní správce.

Archiv vybírá z dokumentů podle přílohy č. 1 archivního zákona. Zajímají ho hlavně účetní závěrky a výroční zprávy, smlouvy o převodu nemovitostí, stanovy, zakladatelské dokumenty a zápisy orgánů společnosti. Státní archivy v žádosti chtějí znát i jméno a adresu toho, u koho zůstanou dokumenty, které archiv nevybere. Tak to popisuje například Státní oblastní archiv v Praze. O spisovně je proto dobré mít jasno dřív, než žádost odešlete.

Krok 3: Jak zjistit, kolik dokumentů dlužník má?

Rozsah archivu se měří v běžných metrech. Jeden běžný metr odpovídá zhruba 12 šanonům nebo 9 archivním krabicím. Spočítejte metry polic, nebo archiv nafoťte. Odhad rozsahu potřebujete pro nabídku spisovny i pro rezervu v majetkové podstatě.

Pokud nemůžete na místo hned, pošlete fotky přes odhad z fotky. Přesný rozsah pak ověříme při prohlídce, která je zdarma.

Krok 4: Které dokumenty uložit a na jak dlouho?

Do spisovny obvykle putuje:

• účetní závěrky a výroční zprávy: 10 let od konce účetního období (§ 31 odst. 2 písm. a) zákona o účetnictví),
• účetní doklady a účetní knihy: 5 let, u daňově důležitých dokladů déle,
• daňové doklady k DPH: 10 let,
• mzdové listy a doklady o vzniku a skončení pracovních poměrů: 45 let (§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.),
• záznamy pro nemocenské pojištění: 10 let,
• zápisy z valných hromad: 10 let od zániku dlužníka,
• dokumentace konkursu: ministerstvo vnitra doporučuje 10 let od zrušení konkursu, protože vykonatelnost upraveného seznamu pohledávek se promlčuje za 10 let (§ 312 odst. 4 insolvenčního zákona),
• dokumenty z přílohy č. 1 archivního zákona: do provedení výběru archiválií.

Po konkursu se právnická osoba zrušuje bez likvidace (§ 173 odst. 2 občanského zákoníku). Uchování zápisů z valných hromad proto zajišťuje insolvenční správce nebo jiná osoba určená soudem (§ 158a občanského zákoníku).

Krok 5: Kdo zaplatí uložení, když v podstatě nejsou peníze?

Majetková podstata. Náklady spojené s udržováním a správou majetkové podstaty jsou pohledávkou za majetkovou podstatou (§ 168 odst. 2 písm. b) insolvenčního zákona). Z výtěžku zpeněžení navíc správce před rozvrhem vyčlení částku na předpokládané výlohy spojené s ukončením řízení (§ 305 odst. 3). Uložení dokumentů na celou zákonnou dobu tak můžete zaplatit předem. O výdajích spojených se zrušením konkursu a o způsobu jejich úhrady rozhoduje soud (§ 313 odst. 3).

Když výtěžek nestačí, hradí se nejdříve odměna a hotové výdaje správce a teprve potom poměrně náklady na správu podstaty (§ 305 odst. 2). Zda je archivace hotovým výdajem, který při nedostatku majetku hradí stát až do 50 000 Kč (§ 8 odst. 2 vyhlášky č. 313/2007 Sb.), zákon výslovně neřeší.

Krok 6: Co musí být hotové ke dni zrušení konkursu?

Podle § 313 odst. 2 insolvenčního zákona musíte ke dni zrušení konkursu:

1. uzavřít účetní knihy a sestavit účetní závěrku,
2. splnit povinnosti uložené daňovými předpisy,
3. předat dlužníku potřebné účetní záznamy,
4. zajistit činnosti evidenční a odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti dlužníka.

K tomu patří písemné oznámení územní správě sociálního zabezpečení, kde jsou uloženy mzdové listy (§ 35a odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb.) a záznamy pro nemocenské pojištění. Soud vás zprostí funkce po provedení těchto činností a rozhodne o výdajích, které vám se zrušením konkursu vznikly (§ 313 odst. 3).

Proč dokumenty nestačí odložit kamkoli?

Pět let po skončení řízení soud dlužníka v insolvenčním rejstříku vyškrtne a údaje znepřístupní (§ 425 insolvenčního zákona). Uložené dokumenty pak zůstanou jediným dokladem o tom, co se ve firmě dělo. Soud navíc může výmaz společnosti zrušit a na firmu se pak hledí, jako by nikdy nezanikla (§ 209 odst. 1 občanského zákoníku). Bývalí zaměstnanci budou výpisy ze mzdových listů potřebovat ještě desítky let.

Spisovna s koncesí Vedení spisovny má k převzatým dokumentům stejné povinnosti jako dlužník: musí je uchovat a umožnit výběr archiválií (§ 3 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb.). Jako držitel dokladů vydává na výzvu správy sociálního zabezpečení výpisy ze mzdových listů do 30 dnů (§ 35a odst. 6 zákona č. 582/1991 Sb.). Žádosti bývalých zaměstnanců tak po zproštění funkce nemusí chodit k vám.

Jak vám pomůžeme

Archiv úpadce odvezeme z celé republiky tak, jak leží, takže vaše kancelář nic netřídí. Ve spisovně ho rozdělíme podle lhůt a každou ukládací jednotku zaevidujeme ve specializovaném archivačním programu. Kompletní přehled s jejich názvy a obsahem dostanete spolu s online přístupem 24 hodin denně. Depozitáře, ve kterých archiv uložíme, schválil Státní oblastní archiv v Třeboni a na provozovnu dohlíží.

Až lhůty uplynou, zajistíme kompletní skartační řízení se státním archivem. U malého konkursu, kde by cena zakázky nedosáhla 5 000 Kč, účtujeme paušál 5 000 Kč + DPH.

Spočítejte si jednu cenu na celou dobu uložení pro svůj konkurs.

Časté otázky