Hledáte doklady k důchodu po zaniklé firmě?

Mzdové listy zaniklé firmy se musí uchovávat 45 let a správa sociálního zabezpečení ví, kde leží. Výpis si od držitele vyžádá, nebo se na spisovnu obraťte sami.

Mzdové listy a další podklady pro důchod se po zaniklé firmě musí uchovávat 45 let po roce, kterého se týkají (§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.). Zaměstnavatel, který zanikl bez nástupce, musel zajistit jejich úschovu a písemně oznámit územní správě sociálního zabezpečení, kde jsou uloženy (§ 35a odst. 5). Správa proto místo uložení zná a na její výzvu musí ten, kdo doklady drží, do 30 dnů vydat výpis nebo kopii (§ 35a odst. 6). Pokud víte, ve které spisovně archiv firmy leží, můžete se obrátit i přímo na ni.

Kdo má mzdové listy zaniklé firmy?

Záleží na tom, jak firma skončila:

• Firma měla právního nástupce, například při sloučení s jinou firmou. Povinnost úschovy přešla na nástupce.
• Firma prošla likvidací. Úschovu zajišťoval likvidátor (§ 31 odst. 3 písm. a) zákona o účetnictví).
• Firma skončila v konkursu. Insolvenční správce vystupoval vůči zaměstnancům jako zaměstnavatel (§ 246 odst. 1 insolvenčního zákona). Úschovu mzdových listů proto musel zajistit on.

Ve všech třech situacích mohly dokumenty skončit v komerční spisovně. Spisovna, které byly svěřeny, se stává držitelem dokladů a má ze zákona povinnosti vůči správě sociálního zabezpečení.

Na mzdových listech záleží víc, než se zdá. Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění se u zaměstnavatele uchovávaly jen 3 roky, mzdové listy 45 let.

Do kdy musí mzdové listy existovat?

Lhůta 45 let běží od 1. ledna roku, který následuje po roce, kterého se mzdový list týká. Platí od 1. 1. 2023 a podle ministerstva vnitra zpětně i pro dokumenty, které měly dříve lhůtu 30 let.

Mzdové listy za rok 1980 a starší už svou lhůtu splnily a od 1. 1. 2026 je držitel smí skartovat. Pokud jste pracovali před rokem 1981, doklady proto už nemusí existovat. U zaměstnanců, kteří v době zaměstnání pobírali starobní důchod, stačí lhůta 10 let.

Kratší lhůtu mají i záznamy pro nemocenské pojištění, třeba o pracovní neschopnosti a dávkách. Drží se 10 let (§ 96 zákona č. 187/2006 Sb.).

Kdo je držitel dokladů?

Zákon tak označuje toho, u koho jsou doklady zaniklého zaměstnavatele uložené. Může to být spisovna, správní archiv, provozovna držitele koncese Vedení spisovny nebo archiv (§ 35a odst. 6 zákona č. 582/1991 Sb.). Držitel dokladů musí vyřizovat výzvy orgánů sociálního zabezpečení a má za to nárok na úhradu nákladů.

Jak zjistit, kde jsou dokumenty uložené?

1. Obraťte se na správu sociálního zabezpečení. Místo uložení zná z oznámení zaměstnavatele (§ 35a odst. 5) a od držitele dokladů si může vyžádat výpis.
2. Podívejte se do insolvenčního rejstříku. U firmy, která skončila konkursem, tam najdete jméno insolvenčního správce. Pět let po skončení řízení ale soud údaje o dlužníkovi v rejstříku znepřístupní (§ 425 insolvenčního zákona).
3. Zeptejte se lidí, kteří firmu znali. Bývalý jednatel, likvidátor nebo účetní může vědět, kam archiv putoval.

Co vám držitel dokladů může vydat?

Na výzvu orgánu sociálního zabezpečení pořídí výpis, opis nebo kopii a do 30 dnů je zašle. Shodu s originálem přitom potvrdí (§ 35a odst. 6). Jde hlavně o:

• mzdové listy s údaji potřebnými pro důchod,
• pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr a doklady o skončení pracovního vztahu,
• záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání.

Zákon tyto doklady řadí mezi záznamy, které se uchovávají pro účely důchodového pojištění.

Kolik stojí vyhledání dokladů?

Za vyřízení výzvy správy sociálního zabezpečení má držitel dokladů právo na úhradu nákladů, které musí prokázat. Nejvyšší částky stanoví vyhláška č. 339/2014 Sb.:

• vyhledání dokladu: nejvýše 100 Kč za hodinu, i když se doklad nenajde,
• výpis nebo opis: nejvýše 50 Kč za stranu,
• černobílá kopie A4 z volných listů: nejvýše 5 Kč,
• poštovné: ve skutečné výši.

Co když zanikla i spisovna, která archiv měla?

I s tím zákon počítá. Končící držitel dokladů musí archiv na své náklady předat jinému držiteli a správě sociálního zabezpečení to oznámit (§ 35a odst. 7). Zbudou-li v majetkové podstatě zanikající spisovny peníze, uhradí se z nich uložení u nového držitele. Jinak je zaplatí Česká správa sociálního zabezpečení, jak stanoví § 35a odst. 8. Místo uložení tak zůstává dohledatelné i po letech.

Co si připravit, než o doklady požádáte?

• celé jméno, a pokud se lišilo, i rodné příjmení,
• datum narození,
• přesný název firmy nebo její IČO,
• roky, kdy jste ve firmě pracovali, a místo, kde jste pracovali,
• co potřebujete doložit: dobu zaměstnání, výši příjmu, nebo obojí.

Mzdové listy obsahují osobní údaje. Počítejte proto s tím, že držitel dokladů bude chtít ověřit vaši totožnost, než vám cokoli vydá.

Jste likvidátor nebo insolvenční správce?

Pak mzdové listy ukládáte a místo uložení oznamujete správě sociálního zabezpečení vy. Když archiv předáte do spisovny s koncesí Vedení spisovny, budou výzvy k výpisům pro bývalé zaměstnance vyřizovat tam. Celý postup popisujeme v článcích Firma končí. Co s účetnictvím a mzdovými listy? a Archiv úpadce v konkursu: postup pro správce.

Jak vám pomůžeme

Pokud archiv vaší bývalé firmy uložil likvidátor nebo insolvenční správce u nás, máme ho zapsaný ve specializovaném archivačním programu s obsahem každé ukládací jednotky. Podle názvu firmy a let zaměstnání proto zjistíme, zda mzdové listy máme. Výpisy pro správu sociálního zabezpečení vyřizujeme v zákonné lhůtě 30 dnů.

Podejte žádost o doklady k důchodu, nebo zavolejte na 723 086 973.

Časté otázky