Firma končí. Co s účetnictvím a mzdovými listy?

Uchovat je musíte i po zániku firmy: účetní doklady 5 let, závěrku 10 let, faktury k DPH 10 let a mzdové listy 45 let. Povinnost přechází na likvidátora nebo insolvenčního správce.

Účetnictví i mzdové listy musíte uchovat i poté, co firma zanikne. Účetní doklady a knihy se drží 5 let, účetní závěrka a výroční zpráva 10 let od konce účetního období (§ 31 odst. 2 zákona o účetnictví), faktury jako daňové doklady 10 let (§ 35 zákona o DPH) a mzdové listy 45 let po roce, kterého se týkají (§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.). Když firma nemá právního nástupce, přechází povinnost úschovy na likvidátora nebo insolvenčního správce (§ 31 odst. 3 písm. a) zákona o účetnictví). Ten musí dokumenty někam uložit a místo uložení oznámit úřadům.

Co všechno musíte po zániku firmy uchovat a jak dlouho?

Výmazem z obchodního rejstříku se lhůty nezastaví. Běží dál podle toho, čeho se dokument týká:

• Účetní doklady, účetní knihy a inventurní soupisy: 5 let od konce účetního období.
• Účetní závěrka a výroční zpráva: 10 let od konce účetního období.
• Faktury a další daňové doklady k DPH: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
• Mzdové listy a podklady pro důchod: 45 let po roce, kterého se týkají. U zaměstnanců, kteří už byli ve starobním důchodu, 10 let.
• Záznamy pro nemocenské pojištění: 10 let (§ 96 zákona č. 187/2006 Sb.).
• Zápisy z valných hromad: 10 let od zániku společnosti (§ 158a občanského zákoníku).
• Konečná zpráva o likvidaci, návrh na použití likvidačního zůstatku a účetní závěrka ke konci likvidace: 10 let od zániku (§ 205 odst. 4 občanského zákoníku).

Když na jeden dokument míří víc předpisů, platí nejdelší lhůta. Zákon o účetnictví sám připomíná, že i po jeho lhůtách je třeba myslet na daňové řízení, sociální zabezpečení nebo výběr archiválií (§ 32 odst. 1). Faktura plátce DPH je účetní i daňový doklad, a proto ji držíte 10 let.

Kdo za dokumenty odpovídá, když firma zanikne?

Zákon o účetnictví určuje jasné pořadí. Povinnost úschovy přechází na právního nástupce. Když žádný není, přechází na likvidátora nebo insolvenčního správce (§ 31 odst. 3 písm. a)).

Likvidátor navíc zajistí uchování likvidačních dokumentů po dobu 10 let od zániku firmy (§ 205 odst. 4 občanského zákoníku). Postará se i o zápisy z valných hromad (§ 158a). Když se firma ruší bez likvidace, má tuto povinnost insolvenční správce nebo osoba, kterou určí soud.

Pokud firma nemá nástupce ani likvidátora, musí úschovu zajistit sama ještě před zánikem. O způsobu, jak ji zajistila, musí prokazatelně informovat státní archiv (§ 31 odst. 4 zákona o účetnictví).

Komu musíte oznámit, kde jsou mzdové listy?

Územní správě sociálního zabezpečení. Zaměstnavatel, který zaniká bez právního nástupce, musí zajistit úschovu mzdových listů na celou zákonnou dobu a písemně oznámit, kde jsou uloženy (§ 35a odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb.). Stejné pravidlo platí pro záznamy o nemocenském pojištění (§ 96 zákona č. 187/2006 Sb.).

Oznámení má praktický smysl. Až bude bývalý zaměstnanec za dvacet let žádat o důchod a bude mu chybět doba zaměstnání, správa sociálního zabezpečení bude vědět, koho požádat o výpis.

Musíte kvůli zániku firmy kontaktovat státní archiv?

Ano, pokud jde o obchodní společnost nebo družstvo. Při zrušení, vstupu do likvidace nebo prohlášení konkursu musí firma neprodleně požádat státní oblastní archiv o výběr archiválií (§ 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Bytová družstva tuto povinnost nemají.

Archiv zajímají hlavně dokumenty z přílohy č. 1 archivního zákona. Patří mezi ně zakladatelské dokumenty, stanovy, zápisy z valných hromad a statutárních orgánů, výroční zprávy, účetní závěrky, zprávy o auditu a smlouvy o převodu nemovitostí. Co archiv vybere, mu likvidátor předá. Ostatní dokumenty zůstávají v úschově do konce svých lhůt.

Podle Státního oblastního archivu v Praze uvedete v žádosti jméno a adresu osoby, u které budou po dobu skartačních lhůt uloženy dokumenty, jež archiv nevybere. Archiv výslovně připouští uložení u likvidátora, u společníka nebo v komerční spisovně za úplatu.

Od 1. 1. 2014 se k výmazu z obchodního rejstříku potvrzení archivu soudu nepředkládá. Povinnost požádat o výběr archiválií tím nezanikla.

Kam dokumenty uložit, když už není kancelář?

Prostory se často prodávají nebo vracejí pronajímateli dřív, než likvidace skončí. Dokumenty se pak musí přestěhovat. Na výběr máte tři cesty:

1. Nechat si je u sebe. Sami pak hlídáte lhůty a vyřizujete žádosti úřadů i bývalých zaměstnanců, klidně ještě za čtyřicet let.
2. Svěřit je společníkovi. Funguje to, dokud je společník k zastižení a ví, kde co leží.
3. Předat je do komerční spisovny. Spisovna s koncesí Vedení spisovny má ze zákona stejnou povinnost dokumenty uchovat a umožnit výběr archiválií jako firma, která je vytvořila (§ 3 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb.). Na výzvu správy sociálního zabezpečení musí do 30 dnů vydat výpis nebo kopii ze mzdových listů (§ 35a odst. 6 zákona č. 582/1991 Sb.).

Ať zvolíte cokoli, adresu uložení budete potřebovat dvakrát: v žádosti státnímu archivu a v oznámení správě sociálního zabezpečení. Vyplatí se proto rozhodnout hned na začátku likvidace.

Jak vám pomůžeme

Přijedeme na prohlídku zdarma. Dokumenty odvezeme z kterékoli části republiky tak, jak leží, takže nic netřídíte ani nepřerovnáváte. U nás je roztřídíme podle lhůt a zapíšeme do specializovaného archivačního programu. Dostanete kompletní přehled s názvem a obsahem každé ukládací jednotky a adresu pro obě oznámení: Tyršova 2216, České Budějovice. Všechny naše depozitáře a archivy schválil Státní oblastní archiv v Třeboni, který na provozovnu také dohlíží.

Po uplynutí lhůt provedeme kompletní skartační řízení se Státním oblastním archivem. Malá zakázka, třeba pár krabic po menší firmě, stojí paušálně 5 000 Kč + DPH.

Spočítejte si cenu na celou dobu uložení.

Časté otázky