Lékař končí s praxí: co se zdravotnickou dokumentací podle vyhlášky 444/2024 Sb.

Dokumentaci předáte lékaři zvolenému pacientem, nástupci, nebo krajskému úřadu (§ 59 zákona o zdravotních službách). Konec praxe oznamte nejméně 60 dnů předem. Lhůty určuje vyhláška č. 444/2024 Sb.

Zdravotnickou dokumentaci při ukončení praxe předáváte dál. Na žádost pacienta ji předáte lékaři, kterého si zvolil. Dokumentaci ostatních pacientů předáte se soupisem tomu, kdo bude ve vašich službách pokračovat, a když nikdo takový není, krajskému úřadu (§ 59 odst. 2 zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách). Ukončení musíte zveřejnit nejméně 60 dnů předem. Jak dlouho se dokumentace uchovává, stanoví od 1. 1. 2025 vyhláška č. 444/2024 Sb. Dřívější vyhláška č. 98/2012 Sb. je zrušená.

Co musíte udělat, když končíte s praxí?

1. Zveřejněte ukončení nejméně 60 dnů předem. Informaci vyvěsíte v zařízení, a pokud máte web, i na něm. Krajský úřad a obec požádáte, aby ji také zveřejnily. Uvedete datum ukončení, lhůtu a adresu, kam mohou pacienti posílat žádosti o předání dokumentace (§ 59 odst. 1).
2. Vyřiďte žádosti pacientů. Dokumentaci předáte lékaři, kterého si pacient zvolil (§ 59 odst. 2).
3. Zbytek předejte se soupisem. Dokumentaci ostatních pacientů předáte se soupisem osobě, která bude ve vašich službách pokračovat. Když taková osoba není, převezme dokumentaci krajský úřad.
4. Pracovnělékařské služby předáte poskytovateli, kterého určí zaměstnavatel (§ 59 odst. 3).

U spisovny dokumentace zůstat nemůže. Zákon přesně určuje, komu ji předat, a komerční spisovna mezi nimi není.

Pro zvláštní situace platí přísnější pravidla. Při odnětí oprávnění předáte dokumentaci se soupisem správnímu orgánu do 10 pracovních dnů (§ 60). Když lékař zemře, zajistí dokumentaci před neoprávněným nahlížením ten, kdo s ní přišel do styku, a krajský úřad ji převezme (§ 57). Od 1. 1. 2026 lze stejný postup použít i při přerušení poskytování služeb (§ 57a).

Jak dlouho se dokumentace uchovává podle vyhlášky č. 444/2024 Sb.?

Obecně 5 let. Doba běží od 1. ledna roku, který následuje po posledním záznamu v dokumentaci pacienta (§ 13 odst. 2 a příloha č. 3). Pro některé druhy péče platí doby delší:

Když na dokumentaci míří víc bodů přílohy, platí nejdelší doba (§ 13 odst. 3). Před uplynutím doby uchování nesmí být dokumentace zničena (§ 13).

Vyhláška nemá přechodné ustanovení k dobám uchování. Podle převažujícího výkladu se nové doby použijí i na dokumentaci vzniklou před rokem 2025; v nejasném případě se zeptejte svého krajského úřadu.

Kdo dokumentaci převezme, když nemáte nástupce?

Krajský úřad. Převzatou dokumentaci uchovává od převzetí 10 let u praktických lékařů, 2 roky u zubních lékařů a 5 let u ostatních (příloha č. 3 bod 19 vyhlášky). V Jihočeském kraji zajišťuje archivaci a skartaci převzaté dokumentace odbor zdravotnictví krajského úřadu. Předání dokumentace novému lékaři je podle kraje zdarma.

Co s dokumentací, které doba uchování už uplynula?

Vyřazení má pevný postup (§ 14 až 17 vyhlášky č. 444/2024 Sb.):

1. Posoudíte, zda je dokumentace ještě potřebná (§ 14).
2. Vypracujete návrh na vyřazení se seznamem dokumentace, který podepíše zdravotnický pracovník (§ 15).
3. Umožníte výběr archiválií. Poskytovatel zřízený ministerstvem zdravotnictví to udělat musí, ostatní poskytovatelé mohou (§ 68a odst. 1 zákona č. 372/2011 Sb.).
4. Dokumentaci zničíte. Listinnou podobu znehodnotíte tak, aby nešlo zrekonstruovat ani zjistit její obsah. Elektronickou smažete ze systému i ze všech dalších úložišť (§ 17 odst. 1).
5. Sepíšete záznam o zničení. Obsahuje soupis zničené dokumentace a údaje o tom, kdy, jak a kým byla zničena. Záznam se uchovává 40 let (§ 17 odst. 2).

Konec praxe je dobrá chvíle tento postup projít. Čím méně dokumentace zbývá, tím kratší je soupis pro předání.

Smí zdravotnickou dokumentaci uložit spisovna?

U zařízení, které dál funguje, zákon externí úschovu nevylučuje. Zákon o zdravotních službách ani vyhláška ji výslovně neupravují. Nezakazují ji, ani ji výslovně nepovolují. Odpovědnost za dokumentaci zůstává poskytovateli (§ 54 zákona č. 372/2011 Sb.) a úschovu musí pokrýt jeho písemná pravidla pro zpracování dokumentace (§ 55d).

Mlčenlivost se vztahuje i na další osoby, které při své činnosti zjistí informace o zdravotním stavu pacienta (§ 51 odst. 5 písm. g)). Nahlížet do dokumentace bez souhlasu pacienta smějí jen osoby uvedené v § 65 odst. 2, takže pracovníci spisovny obsah číst nesmějí. Bezpečný postup proto vypadá takto: dokumentace v označených krabicích, výdej celých ukládacích jednotek jen oprávněné osobě poskytovatele a smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

Údaje o zdraví patří podle GDPR mezi zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9). Spisovna je při úschově zpracovatelem. Smlouva s ní má proto upravit vaše pokyny, mlčenlivost, zabezpečení odpovídající vysokému riziku (čl. 32), vrácení nebo výmaz údajů po skončení spolupráce, vaše právo na kontrolu a povinnost hlásit vám bezpečnostní incidenty (čl. 33 odst. 2).

Listinnou dokumentaci můžete také převést do elektronické podoby. Převod se doplní doložkou podepsanou resortním nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která převod provedla, a časovým razítkem. Listinnou podobu pak smí poskytovatel zničit (§ 7 odst. 7 vyhlášky č. 444/2024 Sb.).

Jak vám pomůžeme

Dokumentaci, kterou určíte k vyřazení, odvezeme a zajistíme její zničení. Dostanete protokol o skartaci jako podklad pro váš záznam o zničení. Skartace vyjde na 300–400 Kč za běžný metr, u malé zakázky účtujeme paušál 5 000 Kč + DPH. Zařízení, která fungují dál, mohou starší dokumentaci uložit v našich depozitářích, které schválil Státní oblastní archiv v Třeboni.

Prohlídka u vás je zdarma. Domluvte si ji na stránce pro zdravotnictví.

Časté otázky